InCash - NAV Online számla dokumentáció
Frissítve: 2021.03.30.
Minimum InCash verzió: 26.492
Változások a NAV 3.0 formátumban
A NAV Online Számla rendszerébe 2021 április 1-től csak az új 3.0-ás formátumban van lehetőség a számlákat beküldeni!
- Magánszemélyek számlái is beküldésre kerülnek a NAV részére (anonim módon)
- Külföldieknek (EU és harmadik országbeli) kiállított számlákat is jelenteni kell
- Új szabványos adómentesség jelölés került bevezetésre
A bővített adatszolgáltatással a kiállított számlák teljes körét valós időben látja az adóhatóság. Szoftverünkben új, a NAV 3.0 követelményeinek megfelelő adókulcsok kerültek kialakításra. Ezzel első sorban az export számlát kiállító ügyfeleink fognak találkozni. Amennyiben bizonytalan a megfelelő adómentesség jelölés kiválasztásában, úgy kérje könyvelője segítségét!
Hozzáférési adatok létrehozása / Technikai felhasználó
A regisztráció az Online számla rendszerre a https://onlineszamla.nav.gov.hu/regisztracio/start weboldalon tehető meg.
A sikeres regisztrációt és belépést követően, az alábbi pár lépés elvégzésével létrehozhatja a Technikai felhasználót, ami a számlázó program és a NAV Online számla összekötés működéséhez szükséges.
Első lépésben válassza ki Felhasználók menüpontot, majd az Új felhasználó gomb megnyomásával elkezdheti a folyamatot.
Második lépésben válassza ki a Technikai felhasználó típust.
Harmadik lépésben töltse ki a Jelszó és a Jelszó mégegyszer mezők értékét. Pipálja ki a Számlák kezelése és Számlák lekérdezése jelölőnégyzeteket, hogy a technikai felhasználó tudjon számlákat beküldeni, illetve azok státuszát lekérdezni, majd nyomjon a Mentés gombra.
Utolsó lépésként nyomjon az oldal alján található Kulcsgenerálás gombra. Az így kapott Felhasználónév, XML aláírókulcs, XML cserekulcs és az előzőekben megadott jelszó, az amire a számlázó programnak szüksége van.
Ezeket kell beállítani a következő fejezetben leírtak alapján.
Hozzáférési adatok megadása / beküldési paraméterek beállítása
Főmenü / Törzsadatok / Saját adatok menüpontban a NAV Online számla fül alatt meg kell adni a NAV Online számla regisztrációt követően, egy a weboldalon létrehozott technikai felhasználóhoz tartozó Felhasználónév, Jelszó, XML aláírókulcs, XML cserekulcs paramétereket.
A NAV Online számla hozzáférési adatok megadására egy másik helyen is van lehetősége a Főmenü / Beállítások / Integráció / NAV Online számla fül alatt.
Az itt megtalálható felületen a korábbiakhoz képest 2020.07.01 után már az ÁFA tartam mértékére vonatkozó beállítások nem lesznek elérhetőek! A számlák beküldése a NAV felé 2020. július 1-jét követően kötelező, függetlenül az áfa összegétől!
Ez a felület az előzőekben bemutatott Saját adatok / NAV Online számla fülön található További beállítások gomb megnyomásával is elérhető.
FONTOS! Több gépes felhasználás esetén (szerver/kliens) a beállítást követően az összes kliens program újraindítása szükséges, hogy a beállítások minden gépen érvényesüljenek!
Alapvető működés
Minden előlegszámla és számla (továbbiakban bizonylat), amely a beállított Beküldési paramétereknek megfelel a bizonylat rögzítését követően azonnal beküldésre kerül, amennyiben a számítógép rendelkezik internet kapcsolattal és a NAV Online számla szervere is elérhető.
Minden futó számlázó program példány (szerver, kliens / több gépes számlázó esetén) tartalmaz egy automatikusan futó háttér szolgáltatást is, ami a NAV Online számla szerverével kommunikál. Ennek a futtatása minden példány esetében ütemezetten történik 3 percenként, de lehetőség van kézzel is futtatni (a visszajelzőn jobb gomb - Frissítés most). Minden program induláskor és bezáráskor az automatizmus lefut.
A kommunikáció 2 fő funkciót lát el:
- a beküldött bizonylatok státuszának lekérdezése és elmentése
- a technikai problémákból adódóan a be nem küldött bizonylatok újra beküldése
(internetkapcsolat hiánya, NAV szerver nem elérhető)
Az automatizmus állapot visszajelzésére a program főoldalán - a jobb felső sarokban a menü alatt – található egy rész (az alábbi képen látható).
A visszajelzés az alábbi értékeket veheti fel és jeleníti meg:
minden rendben van
bizonylat küldés/bizonylat státusz lekérés folyamatban van
hiba történt a NAV szerverrel történő kommunikáció közben
hiányoznak a NAV Online számla hozzáférési adatok
Hiba esetén a jobb felső sarokban megjelenik az előzőekben leírt hibára utaló visszajelző ikon, és a program főoldalán is egy figyelmeztető panel. Ahogyan a hibát jelző panel leírása is tartalmazza, ilyenkor ellenőrízni kell a beállításokban megadott hozzáférési adatokat és futtatni kell egy Hozzáférési adatok tesztelését is, hogy a hiba okát pontosabban meg lehessen határozni. A hiba okát elhárítva, és egy sikeres tesztet követően a hibajelző panel eltűnik.
A visszajelző fölé húzva az egeret megnézheti az aznap kiállított bizonylataira vonatkozó összesítő táblázatot.
(az összesítés mindig az aktuális állapot szerint történik)
Naplózás
A program minden eseményt nyomon követ, ami a NAV Online számla folyamathoz szükséges. A felmerülő kommunikációs hibákat, vagy a bizonylatokkal kapcsolatos részletes információkat itt tekintheti meg. Ez a felület a Főmenü / NAV Online számla napló menüpont alatt található. Ezen a felületen lehetőség van dátum, számítógép, művelet vagy akár számlaszám szűrésre is. A napló megnyitható a Számlamásolat / Érvénytelenítés, illetve az Előlegszámla érvénytelenítés képernyőn is, ha az adott bizonylaton jobb gomb megnyomása után a NAV Online számla megnyitása menüpontot kiválasztja. Ez utóbbi esetben a napló ablak egyből az adott bizonylatra szűrve nyílik meg.
Bizonylat státuszok
A bizonylat státuszok egyszerű megtekintéséhez számlák esetében a Számlamásolat / Érvénytelenítés, míg előlegszámlák esetében az Előlegszámla érvénytelenítés képernyők ki lettek egészítve egy plusz oszloppal, ami a bizonylat NAV Online számla állapotát jeleníti meg.
A képeken látható oszlopban az ikon színe jelöli, hogy egy adott bizonylatnak milyen az aktuális állapota. Az egeret az ikonok fölé húzva extra információk is megjelennek az állapottal kapcsolatban.
Az ikon a következő értékeket veheti fel:
Nem beküldendő számla: a beküldési paramétereken kívül eső bizonylat, nem lett elküldve a NAV felé
Beküldendő számla: a beküldési paramétereken belül eső bizonylat, a NAV felé még nem lett elküldve a számla
Beküldött, elemzésre váró számla: a beküldési paramétereken belül eső bizonylat, a NAV felé már el is lett küldve, de a NAV még nem elemezte a tartalmát
Beküldött, de figyelmeztetéssel ellátott számla: a beküldési paramétereken belül eső bizonylat, a NAV felé már el is lett küldve, a NAV elemezte a tartalmát, de valamilyen nem kritikus eltérést tapasztalt rajta
Beküldött, de hibás számla: a beküldési paramétereken belül eső bizonylat, a NAV felé már el lett küldve, a NAV elemezte a tartalmát, de valamilyen kritikus hibát tapasztalt rajta
Beküldött helyes számla: a beküldési paramétereken belül eső bizonylat, a NAV felé már el lett küldve, a NAV elemezte a tartalmát és mindent rendben talált
Amennyiben az automatikus bizonylat lekérdezés egy beküldött bizonylatra figyelmeztetést vagy hibát kap eredményül, akkor létrehoz egy értesítést a NAV Online számla csoportba. Ez a csoport minden olyan felhasználó számára automatikusan megjelenítésre kerül, aki rendelkezik Számlakészítés jogosultsággal. Az értesítésre duplán kattintva megtekinthető annak tartalma.
Bizonylatok utólagos beküldése
A program lehetőséget biztosít a beküldési paramétereken kívül eső bizonylat kézzel történő beküldésére is. Ez csak a bizonylat létrehozását követő 48 órán belül tehető meg! Számlák esetében a Számlamásolat / Érvénytelenítés, míg előlegszámlák esetében az Előlegszámla érvénytelenítés képernyőn. Az érintett bizonylaton a jobb egérgomb megnyomása után felugró menüben a Számla beküldése a NAV Online számla részére menüpontra kattintva tehető meg.
Bizonyos esetekben ha egy bizonylatot a NAV Online számla hibával látott el az is újraküldhető. Ennek megvalósítása hasonló, mint az előbbiekben leírt kézzel történő bizonylat beküldés. Számlák esetében a Számlamásolat / Érvénytelenítés, míg előlegszámlák esetében az Előlegszámla érvénytelenítés képernyőn. Az érintett bizonylaton a jobb egérgomb megnyomása után felugró menüben a Számla újraküldése a NAV Online számla részére menüpontra kattintva tehető meg.
FONTOS! Az ily módon beküldött/újraküldött bizonylatokat az automatika fogja beküldeni/újraküldeni, így az eredmény azonnal nem fog jelentkezni a Számlamásolat / Érvénytelenítés vagy Előlegszámla érvénytelenítés képernyőn!
Lehetséges hibák és megoldások
Minden az alábbiakban felsorolt hiba vagy visszajelzés csak abban az esetben jelenik meg, ha az érintett bizonylat(ok) megfelel(nek) a beküldési paraméterekben meghatározott feltételeknek.
Windows Server 2003 operációs rendszer esetén a NAV Online számla beküldés nem támogatott!
Windows XP-t vagy Windows Server 2008-at használók figyelmébe
Megoldás
Windows XP/Windows Server 2008 esetében szükséges az alábbi módosítások elvégzése.
- Töltse le a PosReady.reg fájl és futtassa a számítógépen.
- Magyar Windows XP esetén töltse le a magyar nyelvű javítócsomagot, majd futtassa ezt is.
- Angol Windows XP esetén töltse le a angol nyelvű javítócsomagot, majd futtassa ezt is.
- Windows Server 2008 esetében az alábbi linken keresse meg az Önnek megfelelő javítócsomagot
- A sikeres telepítés után mindenféleképpen indítsa újra a számítógépet!
- Újraindulás után a számlázót futtatva kérjük ellenőrízze, hogy a számlázó tud-e kommunikálni a NAV Online számla szerverével. Ezt megteheti a Főmenü / Törzsadatok / Saját adatok menüpontban a NAV Online számla fül alatt, vagy a Főmenü / Beállítások / Integráció / NAV Online számla fül alatt található Hozzáférési adatok tesztelése gomb segítségével.
TLS 1.2 titkosítási kulcs hiánya
2019.04.29-től a NAV előírása alapján a sikeres számla beküldéshez TLS 1.2 titkosítási kulcs szükséges
Megoldás
- Olvassa el a TLS 1.2 telepítési segédletet, vagy
- nézze meg az általunk készített rövid megoldást bemutató videónkat.
Hozzáférési adatok tesztelése sikertelen.
Jelenség
Megoldás
Ellenőrizze, hogy a https://api.onlineszamla.nav.gov.hu cím nincs-e blokkolva a tűzfalon, vagy a hozzáférési adatok helyesen lettek-e megadva a számlázóban.
A tesztelés eredményét visszajelző üzenetben megtalálhatja, hogy mi okozta annak sikertelenségét. A hozzáférési adatok tesztelését is nyomonköveti a program, így az esetleges sikertelen kísérletek eredményét és okait meg tudják tekinteni a Főmenü / NAV Online számla napló menüpont alatt.
FONTOS! Ellenőrizze, hogy a regisztráció és a technikai felhasználó létrehozása biztosan az ÉLES felületen történt meg, és rendelkezik a Számlák kezelése és Számlák lekérdezése jogokkal.
Bizonylat rögzítésekor hiányzó NAV Online számla hozzáférési adatok.
Jelenség
Megoldás
Hozzáférési adatok megadása lásd Hozzáférési adatok megadása / beküldési paraméterek beállítása részben leírtak.
Több gépes felhasználás esetén (szerer/kliens) a beállítást követően az összes kliens program újraindítása szükséges, hogy a beállítások minden gépen érvényesüljenek!
Helytelen saját adószám
Jelenség
Megoldás
Adószámra történő adatmódosítás kérése az InCash ügyfélszolgálatán keresztül.
Helytelen partner ország
Jelenség
Megoldás
A partnertörzset megnyitva az adott partner adatainak a módosítása az ország kiválasztásával.
Internet hiány vagy NAV Online számla szerver elérési hiba
Jelenség (bizonylat rögzítéskor)
Jelenség (automata állapot visszajelzőn)
Megoldás
Automata állapot visszajelzőn észlelt jelenség esetén nyissa meg a NAV Online számla napló képernyőt, hogy ki tudja deríteni mi okozza a hibajelzést.
Nincs internet kapcsolat hibajelzés esetén az internet kapcsolat ellenőrzése.
NAV Online szerver elérési hiba esetén, a program automatikája időnként (3 percenként) újra próbálkozik a bizonylat beküldésével, így ezzel Önnek nincs teendője.
Helytelen XML cserekulcs
(Sikertelen token kérés - No mapping for the Unicode character exists in the target multi-byte code page)
Jelenség (a 2 jelenség együttes megléte esetén)
automata állapot visszajelző
NAV Online számla napló bejegyzés
Megoldás
Ellenőrizze a Hozzáférési adatoknál megadott XML cserekulcs értékét, hogy pontosan adta-e meg!