InCash - NAV Online számla dokumentáció

Frissítve: 2020.06.19.
Minimum InCash verzió: 26.457

 

A számlák beküldése a NAV felé 2020. július 1-jét követően kötelező, függetlenül az áfa összegétől!

 

Hozzáférési adatok létrehozása / Technikai felhasználó

 

A regisztráció az Online számla rendszerre a https://onlineszamla.nav.gov.hu/regisztracio/start weboldalon tehető meg.

A sikeres regisztrációt és belépést követően, az alábbi pár lépés elvégzésével létrehozhatja a Technikai felhasználót, ami a számlázó program és a NAV Online számla összekötés működéséhez szükséges.

Első lépésben válassza ki Felhasználók menüpontot, majd az Új felhasználó gomb megnyomásával elkezdheti a folyamatot.

 

Új felhasználó létrehozása

 

Második lépésben válassza ki a Technikai felhasználó típust.

 

Felhasználó típusának kiválasztása

Harmadik lépésben töltse ki a Jelszó és a Jelszó mégegyszer mezők értékét. Pipálja ki a Számlák kezelése és Számlák lekérdezése jelölőnégyzeteket, hogy a technikai felhasználó tudjon számlákat beküldeni, illetve azok státuszát lekérdezni, majd nyomjon a Mentés gombra.

Felhasználó jelszavának megadása

 

Utolsó lépésként nyomjon az oldal alján található Kulcsgenerálás gombra. Az így kapott Felhasználónév, XML aláírókulcs, XML cserekulcs és az előzőekben megadott jelszó, az amire a számlázó programnak szüksége van.
Ezeket kell beállítani a következő fejezetben leírtak alapján.

 

XML kulcsok generálása

 

 

Hozzáférési adatok megadása / beküldési paraméterek beállítása

Főmenü / Törzsadatok / Saját adatok menüpontban a NAV Online számla fül alatt meg kell adni a NAV Online számla regisztrációt követően, egy a weboldalon létrehozott technikai felhasználóhoz tartozó Felhasználónév, Jelszó, XML aláírókulcs, XML cserekulcs paramétereket.

A NAV Online számla hozzáférési adatok megadására egy másik helyen is van lehetősége a Főmenü / Beállítások / Integráció / NAV Online számla fül alatt.


Az itt megtalálható felületen a korábbiakhoz képest 2020.07.01 után már az ÁFA tartam mértékére vonatkozó beállítások nem lesznek elérhetőek! A magánvevőknek kiállított számlák beküldési lehetősége viszont továbbra is szabadon választható.

Ez a felület az előzőekben bemutatott Saját adatok / NAV Online számla fülön található További beállítások gomb megnyomásával is elérhető.

FONTOS! Több gépes felhasználás esetén (szerver/kliens) a beállítást követően az összes kliens program újraindítása szükséges, hogy a beállítások minden gépen érvényesüljenek!

Alapvető működés

Minden előlegszámla és számla (továbbiakban bizonylat), amely a beállított Beküldési paramétereknek megfelel a bizonylat rögzítését követően azonnal beküldésre kerül, amennyiben a számítógép rendelkezik internet kapcsolattal és a NAV Online számla szervere is elérhető.

Minden futó számlázó program példány (szerver, kliens / több gépes számlázó esetén) tartalmaz egy automatikusan futó háttér szolgáltatást is, ami a NAV Online számla szerverével kommunikál. Ennek a futtatása minden példány esetében ütemezetten történik 3 percenként, de lehetőség van kézzel is futtatni (a visszajelzőn jobb gomb - Frissítés most). Minden program induláskor és bezáráskor az automatizmus lefut.

 

A kommunikáció 2 fő funkciót lát el:

 

  • a beküldött bizonylatok státuszának lekérdezése és elmentése
  • a technikai problémákból adódóan a be nem küldött bizonylatok újra beküldése
    (internetkapcsolat hiánya, NAV szerver nem elérhető)

Az automatizmus állapot visszajelzésére a program főoldalán - a jobb felső sarokban a menü alatt – található egy rész (az alábbi képen látható).

A visszajelzés az alábbi értékeket veheti fel és jeleníti meg:

  •  minden rendben van
  •  bizonylat küldés/bizonylat státusz lekérés folyamatban van
  •  hiba történt a NAV szerverrel történő kommunikáció közben
  •  hiányoznak a NAV Online számla hozzáférési adatok

 

Hiba esetén a jobb felső sarokban megjelenik az előzőekben leírt hibára utaló visszajelző ikon, és a program főoldalán is egy figyelmeztető panel. Ahogyan a hibát jelző panel leírása is tartalmazza, ilyenkor ellenőrízni kell a beállításokban megadott hozzáférési adatokat és futtatni kell egy Hozzáférési adatok tesztelését is, hogy a hiba okát pontosabban meg lehessen határozni. A hiba okát elhárítva, és egy sikeres tesztet követően a hibajelző panel eltűnik.



 

A visszajelző fölé húzva az egeret megnézheti az aznap kiállított bizonylataira vonatkozó összesítő táblázatot.
(az összesítés mindig az aktuális állapot szerint történik)

 

 

Naplózás

A program minden eseményt nyomon követ, ami a NAV Online számla folyamathoz szükséges. A felmerülő kommunikációs hibákat, vagy a bizonylatokkal kapcsolatos részletes információkat itt tekintheti meg. Ez a felület a Főmenü / NAV Online számla napló menüpont alatt található. Ezen a felületen lehetőség van dátum, számítógép, művelet vagy akár számlaszám szűrésre is. A napló megnyitható a Számlamásolat / Érvénytelenítés, illetve az Előlegszámla érvénytelenítés képernyőn is, ha az adott bizonylaton jobb gomb megnyomása után a NAV Online számla megnyitása menüpontot kiválasztja. Ez utóbbi esetben a napló ablak egyből az adott bizonylatra szűrve nyílik meg.

 

Bizonylat státuszok

A bizonylat státuszok egyszerű megtekintéséhez számlák esetében a Számlamásolat / Érvénytelenítés, míg előlegszámlák esetében az Előlegszámla érvénytelenítés képernyők ki lettek egészítve egy plusz oszloppal, ami a bizonylat NAV Online számla állapotát jeleníti meg.

A képeken látható oszlopban az ikon színe jelöli, hogy egy adott bizonylatnak milyen az aktuális állapota. Az egeret az ikonok fölé húzva extra információk is megjelennek az állapottal kapcsolatban.

Az ikon a következő értékeket veheti fel:

  • Nem beküldendő számla: a beküldési paramétereken kívül eső bizonylat, nem lett elküldve a NAV felé
  • Beküldendő számla: a beküldési paramétereken belül eső bizonylat, a NAV felé még nem lett elküldve a számla
  • Beküldött, elemzésre váró számla: a beküldési paramétereken belül eső bizonylat, a NAV felé már el is lett küldve, de a NAV még nem elemezte a tartalmát
  • Beküldött, de figyelmeztetéssel ellátott számla: a beküldési paramétereken belül eső bizonylat, a NAV felé már el is lett küldve, a NAV elemezte a tartalmát, de valamilyen nem kritikus eltérést tapasztalt rajta
  • Beküldött, de hibás számla: a beküldési paramétereken belül eső bizonylat, a NAV felé már el lett küldve, a NAV elemezte a tartalmát, de valamilyen kritikus hibát tapasztalt rajta
  • Beküldött helyes számla: a beküldési paramétereken belül eső bizonylat, a NAV felé már el lett küldve, a NAV elemezte a tartalmát és mindent rendben talált

 

Amennyiben az automatikus bizonylat lekérdezés egy beküldött bizonylatra figyelmeztetést vagy hibát kap eredményül, akkor létrehoz egy értesítést a NAV Online számla csoportba. Ez a csoport minden olyan felhasználó számára automatikusan megjelenítésre kerül, aki rendelkezik Számlakészítés jogosultsággal. Az értesítésre duplán kattintva megtekinthető annak tartalma.

 

Bizonylatok utólagos beküldése

A program lehetőséget biztosít a beküldési paramétereken kívül eső bizonylat kézzel történő beküldésére is. Ez csak a bizonylat létrehozását követő 48 órán belül tehető meg! Számlák esetében a Számlamásolat / Érvénytelenítés, míg előlegszámlák esetében az Előlegszámla érvénytelenítés képernyőn. Az érintett bizonylaton a jobb egérgomb megnyomása után felugró menüben a Számla beküldése a NAV Online számla részére menüpontra kattintva tehető meg.

Bizonyos esetekben ha egy bizonylatot a NAV Online számla hibával látott el az is újraküldhető. Ennek megvalósítása hasonló, mint az előbbiekben leírt kézzel történő bizonylat beküldés. Számlák esetében a Számlamásolat / Érvénytelenítés, míg előlegszámlák esetében az Előlegszámla érvénytelenítés képernyőn. Az érintett bizonylaton a jobb egérgomb megnyomása után felugró menüben a Számla újraküldése a NAV Online számla részére menüpontra kattintva tehető meg.

FONTOS! Az ily módon beküldött/újraküldött bizonylatokat az automatika fogja beküldeni/újraküldeni, így az eredmény azonnal nem fog jelentkezni a Számlamásolat / Érvénytelenítés vagy Előlegszámla érvénytelenítés képernyőn!

 

Lehetséges hibák és megoldások

Minden az alábbiakban felsorolt hiba vagy visszajelzés csak abban az esetben jelenik meg, ha az érintett bizonylat(ok) megfelel(nek) a beküldési paraméterekben meghatározott feltételeknek.

Windows Server 2003 operációs rendszer esetén a NAV Online számla beküldés nem támogatott!

Windows XP-t vagy Windows Server 2008-at használók figyelmébe

 

Megoldás

Windows XP/Windows Server 2008 esetében szükséges az alábbi módosítások elvégzése.

  • Töltse le a PosReady.reg fájl és futtassa a számítógépen.
  • Magyar Windows XP esetén töltse le a magyar nyelvű javítócsomagot, majd futtassa ezt is.
  • Angol Windows XP esetén töltse le a angol nyelvű javítócsomagot, majd futtassa ezt is.
  • Windows Server 2008 esetében az alábbi linken keresse meg az Önnek megfelelő javítócsomagot
  • A sikeres telepítés után mindenféleképpen indítsa újra a számítógépet!
  • Újraindulás után a számlázót futtatva kérjük ellenőrízze, hogy a számlázó tud-e kommunikálni a NAV Online számla szerverével. Ezt megteheti a Főmenü / Törzsadatok / Saját adatok menüpontban a NAV Online számla fül alatt, vagy a Főmenü / Beállítások / Integráció / NAV Online számla fül alatt található Hozzáférési adatok tesztelése gomb segítségével.

TLS 1.2 titkosítási kulcs hiánya

2019.04.29-től a NAV előírása alapján a sikeres számla beküldéshez TLS 1.2 titkosítási kulcs szükséges

Megoldás


Hozzáférési adatok tesztelése sikertelen.

Jelenség

Megoldás

 

Ellenőrizze, hogy a https://api.onlineszamla.nav.gov.hu cím nincs-e blokkolva a tűzfalon, vagy a hozzáférési adatok helyesen lettek-e megadva a számlázóban.
A tesztelés eredményét visszajelző üzenetben megtalálhatja, hogy mi okozta annak sikertelenségét. A hozzáférési adatok tesztelését is nyomonköveti a program, így az esetleges sikertelen kísérletek eredményét és okait meg tudják tekinteni a Főmenü / NAV Online számla napló menüpont alatt.
FONTOS! Ellenőrizze, hogy a regisztráció és a technikai felhasználó létrehozása biztosan az ÉLES felületen történt meg, és rendelkezik a Számlák kezelése és Számlák lekérdezése jogokkal.


Bizonylat rögzítésekor hiányzó NAV Online számla hozzáférési adatok.

Jelenség

      

 

Megoldás

Hozzáférési adatok megadása lásd Hozzáférési adatok megadása / beküldési paraméterek beállítása részben leírtak.
Több gépes felhasználás esetén (szerer/kliens) a beállítást követően az összes kliens program újraindítása szükséges, hogy a beállítások minden gépen érvényesüljenek!


Helytelen saját adószám

Jelenség

   

 

Megoldás

 

Adószámra történő adatmódosítás kérése az InCash ügyfélszolgálatán keresztül.


Helytelen partner ország

Jelenség

  

 

Megoldás

A partnertörzset megnyitva az adott partner adatainak a módosítása az ország kiválasztásával.


Internet hiány vagy NAV Online számla szerver elérési hiba

Jelenség (bizonylat rögzítéskor)

  

 

Jelenség (automata állapot visszajelzőn)

 

Megoldás

Automata állapot visszajelzőn észlelt jelenség esetén nyissa meg a NAV Online számla napló képernyőt, hogy ki tudja deríteni mi okozza a hibajelzést.
Nincs internet kapcsolat hibajelzés esetén az internet kapcsolat ellenőrzése.
NAV Online szerver elérési hiba esetén, a program automatikája időnként (3 percenként) újra próbálkozik a bizonylat beküldésével, így ezzel Önnek nincs teendője.


Helytelen XML cserekulcs
(Sikertelen token kérés - No mapping for the Unicode character exists in the target multi-byte code page)

Jelenség (a 2 jelenség együttes megléte esetén)

automata állapot visszajelző

NAV Online számla napló bejegyzés

 

Megoldás

Ellenőrizze a Hozzáférési adatoknál megadott XML cserekulcs értékét, hogy pontosan adta-e meg!